Planifica un evento virtual Aurum Speakers Bureau

Como Planificar un Evento Online

Todo el mundo sabe que los eventos son muy efectivos a la hora de atraer a persones de todas las partes del mundo a un mismo lugar para compartir conocimientos, generar contactos y encontrar oportunidades.

Sin embargo, lo que no sabíamos en 2019 era los vitales que se iban a volver los eventos virtuales en un mundo impactado por la pandemia.

Inicialmente, se pensó que los eventos virtuales serían populares solamente en 2020 y durante los primeros meses de 2021. Pero debido a las nuevas variantes del COVID que han sorprendido al mundo entero, se ha demostrado que estos eventos aún son necesarios.

En Aurum, creemos que los eventos online han llegado para quedarse. Es por ello que hemos dedicado un apartado entero de nuestra página web para mostrar nuestros mejores conferencistas virtuales. Incluso con el Covid-19 completamente erradicado, los eventos virtuales pueden atraer a más gente en un mismo espacio que las conferencias en persona. Esto es debido a que personas de todo el mundo pueden acceder de forma muy fácil a ellas. Además, este tipo de eventos permite medir el ROI y los impactos del evento de una forma mucho más fácil, así como recolectar más datos de los inscritos.

Pero, ¿Cómo se organizan los eventos virtuales de éxito? Desde Aurum Speaker Bureau hemos querido compartir algunos consejos útiles.

 

Paso 1: Identifica Metas y Objetivos

En primer lugar, debe identificar de forma concisa y clara las metas y los objetivos del evento que se va a realizar.

¿Su objetivo es captar nuevos clientes? ¿Quiere mejorar la imagen de su marca o lanzar un nuevo producto? O quizás quiere retener esos valiosos clientes que estuvieron con usted desde sus inicios haciéndoles emocionar por cómo su lealtad los ha ayudado a hacer crecer su empresa.

Sea por el motivo que sea, no olvide este paso ya que es fundamental para lograr crear su evento online de éxito.

 

Paso 2: Defina su Audiencia Objetivo

Los objetivos y los propósitos de un evento, así como sus características, van a ayudarlo a definir mejor su audiencia objetivo. Este es un paso vital que nunca debe pasarse por alto, porque, por ejemplo, un evento de cáliz informativo puede no ser el adecuado para una audiencia que prefiere eventos más dinámicos y entretenidos.

Asimismo, también debería considerar el número aproximado de asistentes que desea, ya que ello va a determinar el volumen de recursos que va a necesitar para organizar el evento de forma exitosa.

 

Paso 3: Escoger la Plataforma de Hospedaje

Un evento virtual no puede tener lugar sin una plataforma de hospedaje o hsosting. Pero con tantas opciones entre las que poder escoger, ¿Cómo puede saber cuál escoger? Desde Aurum, recomendamos encarecidamente el uso de la plataforma Zoom. Debido a que es una de las plataformas más usadas por los conferencistas de clase mundial.

Uno de nuestros mejores conferencistas de Marketing, Seth Godin es uno de ellos. ¡Siempre nos comenta que es su plataforma preferida!. Además, Zoom tiene muchas características interesantes que pueden convertir una presentación virtual estándar en una experiencia totalmente interactiva e inmersiva para el espectador. El afamado orador de experiencia del cliente Duncan Wardle lo aprovecha al máximo en sus eventos, le dejamos un ejemplo para que vea como lo disfruta la audiencia:

 

 

Puede que encuentre otras empresas que le recomienden soluciones mucho más caras. Aun así, casi siempre son más complejas de utilizar lo que hace que la inversión no valga la pena comprada con el costo del producto. Zoom es fácil de usar, extremadamente popular, estable y de total confianza.

Nuestra segunda opción es Microsoft Teams, ya que ofrece videoconferencia, chat en el espacio de trabajo, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones.

 

Paso 4: Elabore el Evento correcto para su Audiencia elegida

Siguiendo con lo anteriormente mencionado, el formato de un evento debe tener en cuenta varios factores como el objetivo, las metas y la audiencia. Vamos a ver algunos ejemplos prácticos.

 

Evento Virtual para Empleados

¿Qué puede hacer para que sus empleados estén atentos y motivados durante el evento? Quizás pueda hacer el evento un poco más ameno si incluye algunas bromas en su presentación. Lo que realmente necesita para estos eventos es un conferencista dinámico y que desprenda mucha energía. Hemos recibido comentarios asombrosos de los clientes que han contratado al conferencista Erik Qualman para este tipo de eventos.

Desde Aurum recomendamos que utilice charlas cortas ya que se mantiene las conversaciones en un formato breve y conciso, esto le ayudará a que todos estén concentrados hasta el final.

 

Evento Online para Clientes

Debido a los ocupados horarios de los Directores Generales y los altos ejecutivos, un evento destinado a ellos quizás deba tener un tono más serio y ser más corto y conciso. Para estos eventos, le recomendamos que descubra nuevos mejores conferencistas de negocios y conferencistas CEO.

 

Evento Virtual para Atraer a Potenciales Clientes o Retener Existentes

¡Nada supera a un reconocido conferencista famoso para lograr atraer a nuevos clientes y mantener intrigados a los existentes!

Sin embargo, debemos mencionar que un evento virtual con un conferencista no debería durar tanto como lo hacen los eventos en persona. De hecho, en Aurum, recomendamos mantener la presentación con una duración de entre 20 y 30 minutos (máximo 45 minutos) y la duración total del evento a 1 hora.

Permitiendo de 15 a 30 minutos para preguntas y respuestas con la audiencia o para debatir con el moderador. Estamos seguros que su audiencia va a tener millones de preguntas para nuestros ponentes.

Sea cual sea el tipo de evento que organice, la clave del éxito es mantenerlo interactivo y atractivo para la audiencia. ¡Esfuércese siempre para hacer sentir como parte del evento a la audiencia!

 

Paso 5: Seleccione la Fecha y Hora adecuadas

Los eventos online pueden abrir la puerta a muchas oportunidades ya que personas de todo el mundo pueden asistir a ellos. Es por ese motivo que es crucial el hecho de escoger una fecha y la hora adecuados, que permitan participar en el evento al mayor número de personas posible.

Imagine tener participantes de Nueva York, Londres y Shanghái en una misma habitación. ¡Con los eventos online esto es totalmente factible!

Hemos preguntados a nuestros mayores clientes cuáles son sus días preferidos para asistir a un evento virtual. Con sus respuestas hemos creado el siguiente listado ordenado de los mejores días a los peores:

  • Miércoles y Jueves – los estudios han demostrado que son los mejores días de la semana para los eventos online.
  • Martes – una buena alternativa en caso de que la primera opción no sea factible.
  • Lunes – generalmente es un mal día para los eventos, ya que las personas tienden a estar ocupadas volviendo al trabajo, poniéndose al día con los correos electrónicos, etc.
  • Viernes – la gente puede estar demasiado cansada para estar atenta y participar durante todo el evento. También es un día en el que suelen salir más temprano de la oficina.

 

Paso 6: Encontrar el Conferencista ideal para sus necesidades

Ahora que ya tiene los conceptos básicos ordenados, es el momento de escoger y contratar a la pieza clave del evento, el conferencista.

Es en este punto en el que Aurum Speakers Bureau puede ayudarlo a encontrar al mejor conferencista virtual para su evento. Representamos a conferencistas de cualquier ámbito o temática. Nuestro equipo le mandará propuestas personalizadas que tengan en cuenta sus objetivos, propósito, audiencia y formato de evento.

Aurum no solamente lo va a guiar en la selección del mejor conferencista según sus necesidades, sino que además lo ayudaremos con la configuración inicial, en el caso de que aún no haya realizado los Pasos del 1 al 5.

Tenemos clientes que basan la totalidad del evento en conferencista principal y lo adaptan todo a su alrededor (especialmente en eventos con boleto de entrada, donde pueden ser muy flexibles sobre la fecha a la hora de lograr obtener su “orador ideal”).

 

Pase 7: Haga del Marketing una prioridad!

El dicho “si lo construyes, vendrán” no podría estar más lejos de la verdad. Desafortunadamente, únicamente por crear un evento, este no se convertirá automáticamente en un éxito, exceptuando los casos en los que se cuente con una estrategia de marketing que lo acompañe.

Asegúrese de promover el evento a través de campañas de correo electrónico, boletines, anuncios pagados, prensa, blogs y en todos esos sitios donde se pueda encontrar su audiencia objetivo.

 

Paso 8: Mantenga alto el Compromiso

El día del evento, los asistentes deben sentirse como si estuvieran pasando el mejor momento de sus vidas.

Permítales interactuar con otros asistentes y hacer preguntas al conferencista. En general, debe intentar mantener un nivel de participación alto durante todo el evento.

Un evento memorable e interactivo hará que sus posibilidades de éxito aumenten exponencialmente. ¡Las tecnologías y las plataformas actuales hacen que esto sea realmente fácil de lograr!

 

Paso 9: Seguimiento

¡No deje que los asistentes olviden el evento! Siempre debe hacer un seguimiento posterior a la realización evento. Y debe hacerlo rápido, mientras los asistentes todavía estén entusiasmados con su experiencia.

Solicite comentarios a los asistentes enviando encuestas y descubra qué les gustó y qué no. Así podrá mejorar en la siguiente edición o el siguiente evento.

Asimismo, también podría ofrecerles descuentos para el próximo evento o trabajar en los conceptos extraídos de la charla del conferencista. Utilice cualquiera de ellos para que no se pierda la motivación provocada por el conferencista.

 

Conclusión

Los eventos virtuales son cada vez más comunes y han llegado para quedarse. El éxito de estos eventos online se basa en su capacidad para involucrar a personas que quizás no puedan asistir a un evento físico debido a limitaciones de tiempo o desplazamiento. Por este motivo, se debe crear una experiencia atractiva a través de contenido personalizado, teniendo en cuenta las necesidades de su audiencia.

Si está buscando su próximo conferencista estrella, pero no está seguro de a quién elegir, no dude en ponerse en contacto con Aurum. ¡Nos aseguraremos de que su audiencia obtenga la experiencia inolvidable que se merecen!


Información Básica Sobre Protección de Datos
Responsable AURUM SPEAKERS BUREAU S.L.
Finalidad Atender sus consultas y/o solicitudes.
Acciones comerciales.
Derechos Acceder, rectificar y suprimir los datos, así como otros derechos, como se explica en la información adicional.
Información adicional Puede consultar la información adicional y detallada sobre protección de Datos en nuestra página web, apartado Política de Privacidad.